Mẫu phiếu đặt phòng khách sạn cần phải có những nội dung gì, được trình bày như thế nào? Đó là thắc mắc chung của rất nhiều người. Cùng tìm hiểu những vấn đề này qua bài viết dưới đây.
Mẫu phiếu đặt phòng khách sạn là form mẫu không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh khách sạn, lưu giữ những thông tin quan trọng của khách và để khách sạn có sự chuẩn bị đón tiếp chu đáo nhất. Nhân viên đặt phòng (Reservation Satff) sẽ phụ trách việc tiếp nhận các mẫu phiếu này.
Nhân viên đặt phòng là người phụ trách việc tiếp nhận các mẫu thông tin đặt phòng – Ảnh: Internet
Mẫu phiếu đặt phòng khách sạn được sử dụng trong trường hợp nào?
Hằng ngày, khách sạn sẽ nhận hàng trăm lượt đặt phòng từ các nguồn như: Khách đến quầy trực tiếp, khách đặt gián tiếp qua điện thoại, email, fax, hệ thống website và khách đặt qua các hãng lữ hành… Mẫu phiếu đặt phòng khách sạn là tài liệu cần thiết để lưu giữ những thông tin của khách, thông báo các bộ phận có liên quan như Lễ tân, Buồng phòng chuẩn bị công tác chào đón, phục vụ khách… Mẫu phiếu này sẽ được sử dụng trong hai trường hợp:
- Khách tự điền thông tin để đặt phòng qua hệ thống website của khách sạn.
- Nhân viên đặt phòng sử dụng khi tiếp nhận yêu cầu đặt phòng của khách qua điện thoại, email…
Với khách đặt phòng qua điện thoại, email… Nhân viên đặt phòng cần sử dụng
Mẫu phiếu đặt phòng khách sạn cần có những nội dung gì?
Một mẫu phiếu đặt phòng khách sạn không thể thiếu các nội dung quan trọng sau:
1. Phần thông tin liên hệ:
- Tên công ty.
- Số điện thoại.
- Số Fax.
- Tên người đặt phòng.
2. Thông tin đặt phòng:
- Họ tên khách hàng.
- Ngày đến – Ngày đi.
- Thời gian đến dự kiến.
- Số lượng phòng.
3. Loại phòng:
- Tên các loại phòng có trong khách sạn.
- Lựa chọn phòng hút thuốc hay không.
- Lựa chọn phòng đảm bảo hay không đảm bảo.
4. Thông tin chuyến bay:
- Số hiệu chuyến bay.
- Thời gian đến dự kiến.
- Yêu cầu đón tại sân bay (Lựa chọn có/ không).
5. Phương thức thanh toán:
- Tài khoản cá nhân/ Tài khoản công ty.
- Đặt cọc/ Thanh toán trước.
6. Ghi chú:
- Ghi lại những yêu cầu đặt biệt của khách để chuẩn bị đón tiếp chu đáo nhất.
Đó là những thông tin phải có trong mẫu phiếu đặt phòng khách sạn. Mẫu phiếu cần được trình bày một cách ngắn gọn, súc tích, rõ ràng các mục với nhau để khách dễ hiểu, dễ thực hiện. Với khách đặt phòng qua email hoặc phiếu đặt phòng trên hệ thống website khách sạn, Nhân viên đặt phòng cần tiếp nhận và phản hồi lại thông tin của khách bằng một phiếu xác nhận đặt phòng, trong đó khẳng định lại những thông tin quan trọng như: Họ tên khách, số phòng, loại phòng, hình thức thanh toán… Với khách đặt phòng qua điện thoại, Nhân viên đặt phòng ghi chép lại cẩn thận, rõ ràng những thông tin của khách vào mẫu phiếu đặt phòng. Còn với những khách đặt phòng trực tiếp tại quầy, Nhân viên đặt phòng, Nhân viên Lễ tân sẽ hướng dẫn khách điền các thông tin một cách chính xác, nhanh chóng.
Sau khi nhận thông tin từ các mẫu phiếu đặt phòng khách sạn, Nhân viên đặt phòng thông báo ngay đến bộ phận Lễ tân, Buồng phòng và phối hợp chuẩn bị phòng, sự đón tiếp phù hợp để mang lại cho khách sự hài lòng ngay khi vừa đặt chân đến khách sạn. Bên cạnh đó, mẫu phiếu này cũng cần được lưu giữ cẩn thận trong thời gian khách lưu trú để đối chiếu, tra cứu thông tin khi cần.
Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ hiểu hơn về mẫu phiếu đặt phòng khách sạn để phục vụ cho mục đích công việc hoặc khi bạn đặt phòng tại các khách sạn.
