Kỹ năng giải quyết vấn đề của mỗi người đều có sự khác nhau, tùy vào hoàn cảnh, mục đích, tính chất công việc sao cho hợp lý nhất. Dưới đây là công thức 40 – 20 – 10 – 5 mà các chuyên gia Nhân sự hàng đầu khuyên bạn áp dụng để vấn đề được giải quyết hiệu quả. Bạn đã sẵn sàng sử dụng “tuyệt chiêu” này?
Trong môi trường công sở, đặc biệt là công việc ngành Nhà hàng – Khách sạn liên tục gặp gỡ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, vấn đề phát sinh là điều khó tránh khỏi. Điều này đòi hỏi nhân sự Khách sạn luôn phải bình tĩnh, nắm chắc kỹ năng xử lý tình huống để luôn chuyên nghiệp trong phục vụ. Nguyên tắc 40 – 20 – 10 – 5 liệu có giúp bạn vượt qua giai đoạn này?
Công thức 40 – 20 – 10 – 5 là gì?
Mỗi khi gặp vấn đề, bạn hãy trình bày chúng trong khoảng 40 từ, rồi dần rút gọn chúng còn lại 20 từ, tiếp tục là 10 và cuối cùng là 5 từ. Như vậy, vấn đề được trình bày súc tích, ngắn gọn có thể gợi ý hướng giải quyết cho bạn.
7 nguyên tắc giải quyết vấn đề theo công thức 40 – 20 – 10 – 5
Mô tả vấn đề
Hãy mô tả lại vấn đề bạn đang gặp phải, không chỉ một lần mà nhiều lần, cho đến khi vấn đề được diễn tả chính xác nhất và bạn thật sự tìm được cách giải quyết. Ban đầu bạn đặt ra câu hỏi: “Làm thế nào để tuyển dụng được ứng viên xuất sắc?”, sau đó bạn thay đổi từ “tuyển dụng” thành “thu hút”. Như vậy, mấu chốt vấn đề tìm ra nằm ở chi tiết “thu hút”, gợi ý bạn tìm kiếm giải pháp sáng tạo, mới mẻ hơn.
Thu thập đầy đủ thông tin
Để giải quyết hiệu quả, hãy đảm bảo bạn đã thu thập đầy đủ dữ kiện trước khi bắt tay vào làm. Việc sắp xếp thông tin nên được lên theo kiểu câu hỏi hơn là câu khẳng định, vì khi đó bạn có thể mở hướng suy nghĩ hơn. Sau khi tích lũy, bạn tổ chức thông tin thành các câu hỏi xoay quanh vấn đề, có thể sử dụng mẫu:
- Bản chất của vấn đề là gì?
- Vấn đề này nghiêm trọng như thế nào?
- Vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng ra sao trước khi mọi điều tồi tệ hơn?
- Vấn đề có xảy ra thường xuyên không?
Tổ chức thông tin theo hướng tích cực
Bản thân các câu hỏi tiêu cực chỉ mang tính thủ thuật, có khuynh hướng tạo ra hình ảnh tâm trí cho mỗi người mà không mang lại trải nghiệm thực tế nào. Thay vì đặt ra câu hỏi: “Tại sao mọi người lại thiếu động lực làm việc?” thì “Làm thế nào để giúp nhóm tăng động lực làm việc?” sẽ khiến mọi thứ trở nên tốt đẹp hơn.
Mở rộng vấn đề
Khi tập trung vào vấn đề có quy mô nhỏ, bạn có thể bỏ lỡ một số nguyên nhân ở phạm vi rộng hơn. Bằng cách đặt câu hỏi có mục đích lớn hơn, bạn có khả năng khám phá được vấn đề đang nằm ở nội dung bạn chưa tìm kiếm.
Thu hẹp vấn đề
Sau khi mở rộng vấn đề mà bạn vẫn không tìm thấy nguyên nhân, chứng tỏ lý do có thể đến từ những điều nhỏ nhặt hơn. Lúc này, bạn thu hẹp phạm vi và cố gắng tìm thấy từng chi tiết cụ thể. Việc mở rộng và thu hẹp vấn đề cần được linh hoạt thực hiện theo mục đích, tính chất công việc cũng như hoàn cảnh hiện tại.
Thay đổi góc nhìn
Thông thường, chúng ta có thói quen tìm hiểu vấn đề ở góc nhìn chủ quan. Từ bây giờ, hãy thử nhìn nhận sự việc từ nhiều góc nhìn của người khác, bạn sẽ hiểu được chiều sâu của vấn đề. Như vậy, phương án giải quyết mới thật sự khách quan và hiệu quả.
Lật ngược vấn đề
Trường hợp bạn đang loay hoay, vật lộn với vấn đề, tại sao bạn không thử lật ngược tình huống để kiểm tra kỹ hơn? Tiếp theo, hãy sử dụng câu hỏi để khơi gợi các ý tưởng giải quyết chúng. Một kết quả tốt đẹp luôn đến từ sự cố gắng, nỗ lực xử lý triệt để bằng nhiều cách khác nhau.
Công việc nào cũng có khó khăn, thử thách riêng, đòi hỏi nhân sự cần nắm chắc bí quyết để giải quyết hiệu quả nhất. Công thức 40 – 20 – 10 – 5 không những giúp bạn bình tĩnh, rèn luyện tính kiên trì mà còn hỗ trợ tìm ra phương án tốt nhất. Nếu bạn đang gặp vấn đề mà loay hoay chưa biết nên “đối mặt” như thế nào, hãy thử áp dụng nguyên tắc Chefjob vừa chia sẻ và cùng kiểm chứng kết quả nhé.
Tin liên quan
Xử Lý Khủng Hoảng Truyền Thông – Doanh Nghiệp Nhà Hàng Khách Sạn Làm Gì?
Những Tình Huống Thường Gặp Trong Check-In Khách Sạn Và Cách Giải Quyết
