Việc tổ chức họp bất kể ở doanh nghiệp nào cũng là hạng mục quan trọng cần có để điều chỉnh, bàn luận các dự án đã, đang và sẽ diễn ra. Biên bản cuộc họp sẽ giúp những nhân sự dù có hay không tham gia hiểu hơn về dự án. Bạn chưa biết cách viết biên bản cuộc họp? Cùng Chefjob.vn nắm chắc kỹ năng này nhé.
Biên bản cuộc họp là văn bản quan trọng tổng kết buổi họp – Ảnh: Internet
Biên bản cuộc họp là gì?
Đây là loại văn bản ghi lại toàn bộ nội dung diễn ra trong buổi họp, bao gồm thông tin được thông báo, ý kiến của người tham gia, quyết định cuối cùng… Mỗi cuộc họp đều có ít nhất một thư ký, nhân sự này có trách nhiệm kiểm tra danh sách tham gia và vắng mặt. Đồng thời, thư ký sẽ ghi chép toàn bộ thông tin theo diễn biến cuộc họp.
Biên bản cuộc họp đóng vai trò gì?
Biên bản cuộc họp được xem như một loại tài liệu, mặc dù không có hiệu lực về mặt pháp lý nhưng là cơ sở minh chứng cho sự kiện thực tế. Những yêu cầu chỉ đạo của cấp trên hoặc các ý kiến đóng góp của cá nhân… có thể được tổng hợp, thuận lợi cho điều chỉnh và giải quyết công việc. Đồng thời, biên bản này cũng xác nhận những cam kết của cá nhân, đơn vị theo danh sách công việc mà họ được phân công thực hiện. Nội dung biên bản cuộc họp sẽ giúp những nhân sự tham gia buổi họp kế tiếp hiểu và dễ dàng theo sát tình hình hơn.
Cách viết biên bản cuộc họp
Xây dựng bố cục biên bản
- Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên văn bản
- Thời gian lập biên bản (cụ thể giờ, ngày, tháng năm)
- Thành phần tham dự
- Diễn biến buổi họp theo trình tự thời gian
- Kết thúc họp: Lý do, thời gian, những nội dung đã chốt…
- Thủ tục ký xác nhận
Biên bản cần có sự cam kết xác nhận thông tin của đại diện tham gia – Ảnh: Internet
Yêu cầu của biên bản cuộc họp
- Nội dung mang tính khách quan, số liệu phải cụ thể, chính xác
- Ghi chép đầy đủ, trung thực, không suy diễn
- Thông tin cần có trọng tâm, trọng điểm
- Thông tin có độ tin cậy cao (cam kết, chữ ký của người tham gia), thủ tục chặt chẽ, có thể bổ sung phụ lục.
Phương pháp ghi chép đầy đủ nhất
Những sự kiện thực tế có tầm quan trọng như Đại hội, kiểm tra hành chính, sự kiện pháp lý, khám xét, khiếu nại, biên bản bàn giao tài sản, bàn giao công việc… cần ghi chép chính xác, đầy đủ và chi tiết. Biên bản này cần chú ý nguyên văn của sự kiện, nhấn mạnh yêu cầu trọng tâm.
Các sự kiện thông thường như họp định kỳ, họp thảo luận, tổng bình xét… có thể chọn phương pháp tổng hợp. Biên bản chỉ cần nội dung quan trọng một cách nguyên văn đầy đủ.
Kết thúc văn bản cần ghi rõ thời gian chấm dứt, biên bản đã được đọc cho những người tham gia cùng nghe vào cuối buổi họp và có xác nhận của đại diện các biên liên quan.
Để hiểu hơn về biên bản cuộc họp công ty, bạn có thể tham khảo các văn bản mẫu TẠI ĐÂY.
Biên bản họp giúp nâng cao chất lượng buổi họp – Ảnh: Internet
Biên bản cuộc họp chắc chắn không quá xa lạ với nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên không phải nhân sự phụ trách nào cũng hiểu rõ nội dung và cách trình bày loại biên bản này. Thông tin Chefjob vừa chia sẻ hy vọng sẽ là kiến thức văn phòng hữu ích giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, đồng thời nâng cao chất lượng cuộc họp của doanh nghiệp.
Tin liên quan
