Trong thời đại công nghiệp 4.0, email là phương thức liên lạc phổ biến nhất, kể cả khi trao đổi công việc hay ứng tuyển vị trí mới. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm chắc cách viết email chuyên nghiệp này. Cùng Chefjob.vn điểm qua một số lưu ý khi gửi email cho sếp, khách hàng hay khi xin việc nhé.
Cách viết email chuyên nghiệp cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc – Ảnh: Internet
Theo thống kê, ước tính có khoảng trên 250 tỷ email được gửi đi mỗi ngày. Đặc biệt trong ngành Nhà hàng – Khách sạn (NHKS), email được chuyển đi nhằm mục đích thông báo các hoạt động từ cấp trên xuống nhân sự cấp dưới, thông báo chương trình khuyến mãi tới khách hàng hay trao đổi thông tin với ứng viên trong tuyển dụng. Là nhân sự NHKS, bạn đã biết cách viết email chuyên nghiệp chưa?
Cách gửi email xin việc
- Ngắn gọn: Tiêu đề email xin việc chuẩn chỉ xuất hiện 60 ký tự trên màn hình máy tính và 25 – 30 ký tự trên điện thoại di động. Theo các chuyên gia nhân sự, hiện nay có khoảng 50% email xin việc được đọc trên điện thoại, vì vậy ứng viên nên chọn cách bắt đầu bằng những từ ngữ quan trọng, ấn tượng, tránh dài dòng, lan man.
- Sử dụng từ khóa: Thông thường, nhà tuyển dụng mất chưa tới 30 giây để đọc một CV dài của ứng viên. Để chắc chắn nhà tuyển dụng đã tiếp cận được nội dung như bạn mong muốn, hãy khéo léo sử dụng các loại từ khóa như “hồ sơ ứng tuyển”, “thư ứng tuyển”… hoặc đưa vào tiêu đề họ tên, chức danh và mã số vị trí tuyển dụng (nếu có) để quá trình sàng lọc được rõ ràng.
- Nhấn mạnh tiêu chuẩn đáp ứng: Bên cạnh nội dung CV hay Cover Letter, ứng viên hoàn toàn có thể khiến nhà tuyển dụng chú ý ngay từ tiêu đề email. Cách đặt tên email chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng nếu ứng viên biết nhấn mạnh tiêu chuẩn đáp ứng yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
- Hạn chế dùng từ in hoa: Mặc dù từ in hoa có thể làm người đọc chú ý, tuy nhiên nếu có quá nhiều từ in hoa xuất hiện trong email xin việc sẽ khiến nhà tuyển dụng khó chịu.
Mở đầu tất cả email cần có chào hỏi lịch sự – Ảnh: Internet
Cách viết email chuyên nghiệp trong mọi tình huống
Địa chỉ email – Lời chào chuyên nghiệp
Dù làm việc trong lĩnh vực nào, hãy luôn chắc chắn bạn sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp khi gửi email trong nội bộ công ty hay khách hàng. Nếu công ty của bạn có địa chỉ email riêng, hãy sử dụng chúng để tăng độ tin cậy, hoặc bạn dùng email có tên thật, không sử dụng tài khoản có chứa nickname.
Ngoài ra, lời chào cũng là điều không thể thiếu trong tất cả email. Bạn có thể dùng cấu trúc câu “Dear Mr/ Ms …”, và tuyệt đối không nên tự ý rút ngắn họ tên của người nhận. Bạn nên điền địa chỉ email của người nhận ở bước cuối cùng, tránh trường hợp vô tình ấn nhầm nút gửi khi nội dung email vẫn còn dang dở.
Văn phong phù hợp
Trong mẫu email gửi khách hàng hay cách viết mail cho sếp, nhân viên thường có thói quen sử dụng dấu chấm than để thể hiện thái độ trang trọng. Tuy nhiên, bạn chỉ nên sử dụng từ 1 – 2 dấu chấm than trong toàn bộ email. Ngoài ra, email công việc mang tính chất nghiêm túc, bạn cần lựa chọn ngôn từ, văn phong cho phù hợp, lưu ý không dùng các kiểu câu hài hước sẽ làm mất tầm quan trọng của email.
Cách trả lời email lịch sự
Việc trả lời email thể hiện thái độ lịch sự của mỗi người, dù nội dung email không trực tiếp liên quan đến bạn. Nếu có thể, hãy trả lời trong vòng 1 tiếng sau khi nhận được email, nếu bạn đang không rảnh, hãy gửi email thông báo bạn sẽ sắp xếp hồi âm trong thời gian sớm nhất. Ngoài ra, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định “reply all” vì có thể email sẽ làm phiền những người không liên quan. Bạn lưu ý, chỉ gửi email đến những người cần tiếp nhận.
Hãy luôn lịch sự bằng cách trả lời email nhanh chóng – Ảnh: Internet
Email cũng như cách bạn giao tiếp, để việc giao tiếp luôn trang trọng, lịch sự và phù hợp trong công việc ai cũng cần nắm chắc cách viết email chuyên nghiệp. Dù bạn gửi email cho cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng hay thậm chí là trong thời gian ứng tuyển thì bạn cũng cần trau chuốt, đầu tư, đảm bảo mọi thứ chỉnh chu trước khi ấn nút gửi. Một số quy tắc Chefjob vừa chia sẻ sẽ giúp bạn luôn chính xác và chuyên nghiệp trong giao tiếp bằng email.
