Night Auditor là gì? Đây là thắc mắc chung của rất nhiều người bởi thuật ngữ này tương đối xa lạ, nhất là với những ai chưa từng làm việc trong ngành Nhà hàng – Khách sạn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Bạn có biết rằng để hoạt động của một khách sạn diễn ra suôn sẻ, liên tục từ ngày này đến ngày khác thì ngoài những Nhân viên lễ tân, Nhân viên phục vụ, Nhân viên buồng phòng làm việc ban ngày, đêm đến vẫn có những người làm việc, tổng kết, kiểm kê lại toàn bộ giao dịch, hoạt động của một ngày và chuẩn bị sổ sách cho ngày hôm sau. Những người đó được gọi chung là Night Auditor. Vậy Night Auditor là gì?
Night Auditor là gì?
Night Auditor tức là Kiểm toán đêm, là một bộ phận thuộc khối Tài chính – Kế toán nhưng thay vì làm việc ở phòng kế toán, họ chủ yếu làm việc ở khu vực tiền sảnh, đảm nhận việc kiểm toán, thống kê tất cả các giao dịch của khách sạn trong ngày, cân đối sổ sách, kiểm tra giá phòng và tình trạng phòng, tạo báo cáo cuối ngày và gửi đến các cấp liên quan.
Night Auditor đảm nhận việc kiểm toán, thống kê tất cả các giao dịch của khách sạn trong ngày – Ảnh: Internet
Các công việc của Night Auditor là gì?
Cụ thể, các công việc của Night Auditor bao gồm:
1. Kiểm tra tình trạng số phòng, số khách của khách sạn
- Khách rời dự kiến: Nếu có phòng chưa check – out theo đúng quy định, kiểm tra lại khách có gia hạn thời gian lưu trú không và đổi ngày khách check – out theo yêu cầu gia hạn của khách.
- Khách đến dự kiến: Phần mềm sẽ thông báo số khách lẽ ra đã nhận phòng trong ngày nhưng vẫn chưa được check – in. Night Auditor sẽ kiểm tra lại khách đã thật sự check – in chưa.
- Nếu khách chưa check – in, xem lại đặt phòng có phải là đặt phòng không đảm bảo hay không (tức chỉ đặt qua điện thoại, không đặt cọc) và hủy đặt phòng trong trường hợp đặt phòng không đảm bảo. Trong trường hợp khách đặt phòng có đảm bảo thì giữ nguyên tình trạng đó.
- Nếu có khách No show (không đến), Lễ tân ca sáng sẽ báo cho bộ phận Đặt phòng để liên lạc xác nhận lại với khách.
Night Auditor có nhiệm vụ kiểm tra tình trạng số phòng, lượng khách check – in, check – out của khách sạn – Ảnh: Internet
- Sleep and skip:
Sleep là tình trạng khách vẫn đang lưu trú tại khách sạn nhưng Lễ tân lại báo khách đã check – out.
Skip là tình trạng khách đã check – out nhưng Lễ tân chưa thực hiện check – out cho khách trên phần mềm.
Nếu xảy ra hai trường hợp trên, Night Auditor sẽ tiến hành kiểm tra lại thông tin để đưa về tình trạng thống nhất (Sleep/Skip = 0).
2. Thu thập, điều chỉnh hóa đơn và cập nhật chi phí
- Nhận hóa đơn nội bộ từ các bộ phận khác và đưa vào ngăn lưu trữ theo thứ tự số phòng.
- Cập nhật, in và lưu trữ chi phí điện thoại khách đã sử dụng trong ngày.
- Cập nhật hóa đơn, chi tiêu viết tay vào tài khoản nợ của khách trước khi lưu trữ.
- Điều chỉnh sai sót trên hóa đơn và kiểm tra chữ ký của khách trên hóa đơn nội bộ.
Night Auditor thu thập hóa đơn và cập nhật chi phí vào hệ thống – Ảnh: Internet
3. Kiểm tra giới hạn nợ của khách
Mỗi khách sạn đều có những quy định giới hạn nợ đối với mỗi tài khoản khách lưu trú để đảm bảo rằng các chi phí của khách vẫn đang nằm trong giới hạn cho phép, tránh tình trạng khách rời đi khi chưa thanh toán. Nếu tài khoản nợ của khách vượt qua giới hạn, Night Auditor sẽ thông báo cho khách và Trưởng bộ phận Tiền sảnh để có cách xử lý.
4. Đóng ngày
Sau khi đã tiến hành xong các bước trên, Night Auditor sẽ thực hiện thao tác đóng ngày, chuyển sang ngày mới và lưu dữ liệu vào hệ thống khách sạn.
5. Chuẩn bị hóa đơn cho khách check – in hôm sau
- Lập và chuyển hóa đơn cho khách trả phòng nhanh.
- Xác định chi phí khách tự chi trả.
- Tách hóa đơn các chi phí do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán.
- Lập danh sách khách dự kiến sẽ check – in ngày hôm sau.
6. In báo cáo, khóa sổ thông tin trong ngày
- Lập báo cáo doanh thu trong ngày.
- Lập báo cáo chi phí bộ phận Tiếp tân trong ngày.
- Lập báo cáo công suất phòng.
- Lập báo cáo tình hình khách check – in và check – out trong ngày.
- Lập báo cáo dự kiến khách đến và đi ngày hôm sau.
- Lập báo cáo tình hình sự cố trong khách sạn và phương hướng xử lý.
- Lập danh sách cho các sự kiện diễn ra trong ngày hôm sau.
Đó là một số thông tin về công việc của Kiểm toán đêm mà bạn có thể tham khảo để hiểu hơn Night Auditor là gì cũng như tầm quan trọng của công việc này đối với hoạt động kinh doanh của khách sạn.
