Assignment là thuật ngữ được dùng rất phổ biến trong nhiều lĩnh vực đời sống và ứng dụng rộng rãi trong các khách sạn. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu cụ thể Assignment là gì và thực hiện những công việc nào? Đó là lí do vì sao bài viết này của Chefjob.vn sẽ đề cập và làm rõ hơn về thuật ngữ Assignment.
Trong khách sạn, Assignment nghĩa là sắp xếp, bố trí phòng theo yêu cầu của khách
– Ảnh: Internet
Assignment là gì?
Trong tiếng Anh, “Assignment” có nghĩa là sự phân bổ, sắp xếp, giao việc… Ứng dụng vào ngành Khách sạn, “Assignment” được hiểu là “room Assignment”, nghĩa là sắp xếp, bố trí phòng khách sạn sao cho hợp lý, đáp ứng theo yêu cầu lưu trú của khách. Các công việc này do nhân viên Lễ tân đảm nhiệm thực hiện.
Các công việc của Assignment là gì?
Bảng công việc Assignment trong khách sạn cụ thể bao gồm các công việc sau:
- Dựa vào danh sách khách đã đặt phòng trong ngày, nhân viên Lễ tân thực hiện chuẩn bị, sắp xếp, bố trí phòng theo yêu cầu để đón tiếp khách.
- Kiểm tra trong danh sách đặt phòng hàng ngày, có khách nào yêu cầu check in sớm, khách nào yêu cầu check out muộn để có những công tác chuẩn bị cần thiết. Nếu khách check in sớm thì nhân viên Lễ tân phải liên lạc với bộ phận Buồng phòng để đảm bảo phòng đã được làm sạch và sẵn sàng đón khách. Nếu khách check out muộn thì xem khách có yêu cầu gì đặc biệt cần thực hiện không.
- Xem xét trong danh sách khách đặt phòng, có khách nào là khách quen, khách nào có những yêu cầu đặc biệt để ghi chú lại và bố trí phòng hoặc chuẩn bị các dịch vụ kèm theo đáp ứng được sở thích, yêu cầu của khách. Đặc biệt là với những khách VIP, khách hưởng tuần trăng mật… cần có sự tiếp đón chu đáo để gây ấn tượng với khách.
- Nếu trong danh sách khách đặt phòng có khách đã tích đủ điểm được nâng hạng thì nhân viên Lễ tân phải chuẩn bị các ưu đãi cho khách như: Đặc quyền check in sớm, check out muộn, các voucher ăn tối, spa, tập gym… và thông báo cho khách biết khi khách làm thủ tục check in.
- Chuẩn bị sẵn các mẫu phiếu đăng ký khách sạn; phiếu khai báo tạm trú; phong bì đựng phiếu ăn sáng, phiếu đồ uống… để thực hiện thủ tục check in cho khách một cách nhanh nhất.
Nhân viên Lễ tân cần chuẩn bị sẵn các mẫu đăng ký, hỗ trợ khách để hoàn thành các thủ tục nhanh nhất – Ảnh: Internet
Việc thực hiện Room Assignment cho khách đi theo đoàn và khách đi riêng sẽ có sự khác biệt:
- Với khách đi theo đoàn: Dựa vào danh sách phòng trống có thể sử dụng và đủ chỗ cho cả đoàn, nhân viên Lễ tân phải sắp xếp phòng để những khách đi cùng đoàn với nhau không ở quá xa, nếu xếp phòng sát nhau và cùng tầng thì càng tốt. Vì tâm lý khách đi theo đoàn luôn muốn được ở gần nhau, tiện trong việc liên lạc, di chuyển, ăn uống… Bên cạnh đó, Lễ tân cũng cần phải liên lạc với người đặt phòng cho cả đoàn để biết khách nào ở với khách nào để bố trí phòng cho phù hợp, phòng nào cần thêm giường phụ để thông báo cho bộ phận Housekeeping chuẩn bị.
- Với khách đi riêng: Bạn cần lưu ý đến những khía cạnh như sở thích, yêu cầu, mục đích lưu trú của khách để có sự chuẩn bị phù hợp. Nếu là các cặp đôi đi hưởng tuần trăng mật, bộ phận Lễ tân phối hợp với bộ phận Buồng phòng chuẩn bị trang trí giường thiên nga, hoa hồng, socola, rượu vang… để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách. Nếu là khách VIP đến dự hội nghị, tiệc tùng, bạn cần chuẩn bị cờ, hoa, thảm đỏ, banner…
Đó là một số công việc thuộc hạng mục Assignment mà nhân viên Lễ tân cần thực hiện để đảm bảo việc sắp xếp, bố trí phòng cho khách, mang đến cho khách sự tiện nghi, hài lòng cao nhất khi sử dụng dịch vụ của khách sạn. Thông thường, các bộ phận như Buồng phòng, Lễ tân, Phục vụ… sẽ chủ động phối hợp để các công việc này diễn ra một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Những điểm cần lưu ý khi đảm nhận công việc Assignment
- Kiểm tra thông tin trong danh sách đặt phòng một cách cẩn thận và liên tục cập nhật danh sách mới khi có thể. Trường hợp có thay đổi phải thông báo ngay cho các bộ phận liên quan.
- Lưu ý các đặc điểm và sở thích của khách hàng quen để chủ động chuẩn bị trước cho khách (phòng ngủ yêu thích, những vật dụng thường yêu cầu…)
- Để ý đến thái độ của khách hàng vì nhiều khách sẽ không phàn nàn trước mặt nhân viên nên Assignment cần chú ý đến biểu cảm và cảm nhận của khách hơn.
Assignment cần chú ý đến cảm nhận của khách hàng – Ảnh: Internet
Hy vọng qua bài viết này của Chefjob.vn, bạn sẽ hiểu rõ hơn về Assignment là gì cũng như các công việc cụ thể của Assignment để có sự chuẩn bị cần thiết trước khi đảm nhận làm việc ở vị trí này.
