Sau quá trình sàng lọc hồ sơ, gửi thư mời phỏng vấn là bước quan trọng tạo nên ấn tượng tốt đẹp với ứng viên. Tuy nhiên viết email thế nào để vừa tạo cảm giác tin tưởng đồng thời tăng tỷ lệ phản hồi? Hãy để Chefjob.vn bật mí với bạn tuyệt chiêu mời phỏng vấn qua mail, khiến ứng viên không thể chối từ.
Email mời tham dự phỏng vấn là một mẫu thư đơn giản nhưng cần được thể hiện chuyên nghiệp, khoa học. Đây không chỉ đơn thuần là một bản thông báo của nhà tuyển dụng tới ứng viên phù hợp, mà còn giúp quảng bá thương hiệu, tạo nên sự tin tưởng và động lực để họ tìm hiểu thêm về doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để có một thư mời phỏng vấn hoàn hảo?
Cách viết thư mời phỏng vấn đúng chuẩn
Tiêu đề email: Luôn đảm bảo độ chính xác, đặc biệt nếu bạn sử dụng mẫu email có sẵn. Những trường hợp gửi nhầm người, sai tiêu đề hoặc viết tắt sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt ứng viên. Bên cạnh đó, bạn phải thể hiện rõ ý muốn mời tham gia phỏng vấn một cách lịch thiệp, tránh sự hời hợt.
Nội dung email: Ngắn gọn, xúc tích và rõ ràng. Số lượng chữ dao động từ 200 đến 250 từ, tránh dài dòng không cần thiết. Mở đầu thư nên cám ơn ứng viên đã nộp hồ sơ ứng tuyển với giọng văn nhẹ nhàng thân thiện, tạo sự phấn khởi cũng như kết nối giữa 2 bên. Bạn cũng có thể đề cập ngắn gọn về vị trí công việc, hoặc trong trường hợp nhà tuyển dụng chủ động mời phỏng vấn thì bạn cần nêu rõ lý do lựa chọn ứng viên tại mục này.
Một trong những nội dung quan trọng để kêu gọi ứng viên quyết định tham gia là việc nhà tuyển dụng cung cấp thông tin hình thức phỏng vấn (trực tiếp, qua skype…) cùng nội dung cơ bản buổi phỏng vấn để ứng viên chuẩn bị kỹ lưỡng, giúp cuộc trò chuyện trở nên thoải mái và hiệu quả hơn. Bạn nên in đậm hoặc sử dụng màu khác để nhấn mạnh về thời gian và địa điểm phỏng vấn. Việc xác nhận rõ thông tin này giúp nhà tuyển dụng chủ động sắp xếp trao đổi với từng ứng viên, không để tình trạng lộn xộn hay chờ đợi diễn ra.
Xem thêm: Bí Quyết Phỏng Vấn Nhóm, Phỏng Vấn Qua Điện Thoại, Phỏng Vấn Qua Skype
Phần kết: Bạn đừng quên để lại thông tin của người liên hệ như tên, chức danh, số điện thoại giúp ứng viên có thể trao đổi liên lạc khi đến ứng tuyển. Trường hợp ứng viên không thể tham gia hoặc cần sắp xếp lại lịch phỏng vấn, ngoài trả lời email, họ cũng có thể gọi điện trực tiếp cho người này để thông báo.
Một số lưu ý để thư mời phỏng vấn luôn chỉn chu
- Văn phòng nghiêm túc đúng đắn. Không sử dụng ký hiệu, từ viết tắt, tiếng lóng hoặc ngôn ngữ địa phương.
- Lựa chọn phông chữ thích hợp, dễ nhìn và chỉ dùng một phông duy nhất trong toàn bộ thư, tránh sử dụng kiểu chữ nghệ thuật gây rối mắt người nhìn.
- Gửi thư mời phỏng vấn vào thời điểm thích hợp, không gửi vào rạng sáng hoặc đêm khuya cũng như sau giờ làm việc và các ngày cuối tuần.
- Mặc dù đã gửi thư nhưng để chắc chắn ứng viên nhận được, bạn có thể gọi điện xác nhận sau khi gửi từ 2 – 6 giờ. Đây cũng là phương pháp kiểm tra cách ứng xử của ứng viên thông qua giao tiếp email.
- Nhà tuyển dụng cũng có thể đính kèm thông tin liên quan đến doanh nghiệp như website, fanpage… để tăng độ tin cậy và phát triển bộ nhận diện thương hiệu.
Tuỳ vào quy trình quản lý và tuyển dụng của các doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức gọi điện, sử dụng email hoặc cả hai để mời ứng viên đến tham dự buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, bạn chỉ nên gửi thư mời khi có trong tay danh sách ứng viên tiềm năng đã được chắt lọc, tránh tình trạng gửi một cách ồ ạt sẽ gây ra hiện tượng trùng lặp ứng viên và bão hoà. Nếu bạn là nhà tuyển dụng đồng thời sở hữu những bí quyết phỏng vấn hay và thú vị hơn, đừng ngại ngần chia sẻ cùng Chefjob nhé.
Tin liên quan:
