Overstay là thuật ngữ chuyên ngành Khách sạn mà các Lễ tân cần biết, đặc biệt khi thực hiện quy trình check-out cho khách lưu trú. Để đảm bảo khách hàng luôn nhận được dịch vụ tốt nhất, nhân viên Lễ tân cần nắm chắc các bước trong quy trình overstay khi thời gian lưu trú của khách có sự thay đổi.
Xem thêm: Khám Phá Quy Trình Check Out Trong Khách Sạn
Lễ tân cần nắm chắc quy trình overstay khi khách có nhu cầu – Ảnh: Internet
Phần lớn khách hàng đều có khả năng phát sinh nhu cầu mới, cụ thể là thay đổi lịch trình lưu trú của mình tại khách sạn. Vấn đề này sẽ được giải quyết dựa vào quy định overstay tại mỗi khách sạn. Để hiểu rõ hơn về khái niệm overstay, Chefjob.vn sẽ chia sẻ với bạn về thuật ngữ này cũng như các bước cần làm khi thực hiện overstay dành cho các Lễ tân khách sạn.
Overstay là gì?
Trong lĩnh vực Khách sạn, overstay là quy định về trường hợp khách lưu trú quá thời gian so với ngày giờ đã đặt. Do đó, Lễ tân sẽ tùy vào khả năng đáp ứng thời điểm đó của khách sạn để sắp xếp phòng ở phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của khách hàng để áp dụng. Overstay là trường hợp thường xuyên xảy ra tại phần lớn khách sạn hiện nay do nhiều lý do khác nhau như lịch trình thay đổi trong công tác, nghỉ dưỡng…
Quy trình thực hiện overstay tại khách sạn
Để quy trình overstay được thực hiện theo đúng các bước, thể hiện sự chuyên nghiệp của khách sạn, nhân viên Lễ tân cần tiến hành theo trình tự sau:
– Chào đón khách tại quầy Lễ tân khi khách ngỏ ý muốn giúp đỡ.
– Tiếp nhận yêu cầu phát sinh trong quá trình lưu trú của khách, thăm dò nguyên nhân phát sinh và hỏi khách về thời gian lưu trú phát sinh, loại phòng khách muốn sử dụng.
– Kiểm tra tình trạng các phòng trên hệ thống, đối chiếu với nhu cầu của khách .
– Nếu khách muốn lưu trú tại phòng đang ở hiện tại và khách sạn có thể đáp ứng được, nhân viên Lễ tân chỉ cần cập nhật thêm thời gian lưu trú của khách trên hệ thống.
Quy trình overstay cần được thực hiện đúng các bước để thể hiện sự chuyên nghiệp – Ảnh: Internet
– Trường hợp khách sạn không thể đáp ứng nhu cầu lưu trú thêm tại phòng khách đang ở, Lễ tân cần thông báo và đề nghị khách chuyển sang loại phòng khác. Nếu khách đồng ý, bạn cần thay đổi thời gian khách lưu trú trên hệ thống, đồng thời thông báo cho khách biết về chính sách và giá phòng mới. Nếu khách không đồng ý thì bạn bổ sung thông tin khách vào danh sách chờ và hẹn khách sẽ sắp xếp và thông báo cho khách trước thời gian check-out đã đặt trước. Trường hợp khách không đồng ý với đề xuất này, Lễ tân thực hiện check-out cho khách và giới thiệu khách sạn khác có thể đáp ứng nhu cầu của khách.
– Ngoài ra, nếu khách muốn đổi phòng mới và khách sạn có thể đáp ứng, Lễ tân thông báo về tình trạng phòng và thực hiện cập nhật loại phòng cho khách trên hệ thống. Trường hợp khách sạn không có khả năng đáp ứng yêu cầu này, Lễ tân thông báo lại cho khách và đề nghị thêm khách vào danh sách chờ và liên hệ sau.
Khi nào thì khách sạn cần thực hiện overstay?
Có nhiều nguyên nhân xảy ra tình trạng kéo dài thời gian lưu trú của khách, những lý do phổ biến nhất có thể là:
– Khách mong muốn được tiếp tục sử dụng dịch vụ của khách sạn vì hài lòng với chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ tại đây.
– Tình huống phát sinh do kế hoạch công tác, nghỉ dưỡng hoặc lịch làm việc có sự thay đổi.
– Khách có công việc chưa giải quyết trước khi check-out như dự định và họ cần lưu lại khách sạn để giải quyết xong công việc.
Có nhiều lý do xảy ra tình trạng overstay ở khách sạn – Ảnh: Internet
Thực tế hiện nay, tình trạng overstay xuất hiện rất phổ biến và sự thay đổi này luôn bất ngờ, đòi hỏi nhân viên Lễ tân khách sạn cần nắm chắc quy trình để ứng phó kịp thời. Hy vọng thông tin về quy trình overstay mà Chefjob vừa chia sẻ sẽ giúp những nhân sự ngành này, đặc biệt là bộ phận Lễ tân luôn làm việc chuyên nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn.
Tin liên quan
